Google Apps te ofrece mucho espacio de almacenamiento, con la finalidad de que nunca tengas que eliminar correos. Cuando tus mensajes se encuentren en la papelera, después de 30 días serán borrados automáticamente, pero si los archivas se mantendrán por siempre.

Al archivar los mensajes, los mueves de tu bandeja de entrada a la etiqueta de "Todos", ahí podrás buscarlos y hacer referencia a ellos en cualquier momento.
El botón de archivar lo encontrarás en la parte superior del menú de Gmail.