Revista Bit: Noviembre/Diciembre 2009

Chat, telefonía móvil con acceso a internet y la utilización de redes sociales virtuales, son algunas de las nuevas herramientas de comunicación utilizadas por los profesionales de obra. Su potencial, beneficios  y desafíos son analizados por diversos especialistas que observan en el sector construcción con una nueva era. No todo es virtual, también cuenta, y mucho, la comunicación real, cara a cara en obra. Allí, la clave es la confianza.

Nombres como Messenger, BlackBerry, Skype y facebook comienzan a formar parte del vocabulario de los profesionales de obra. No se asuste, ni se desconecte, el tema va mucho más allá que una carita feliz. Para empezar, si usted no domina todos los términos, en ese reportaje indagamos en los significados y también en los ahorros y aumentos de productividad que prometen lograr estas nuevas tecnologías que pasan de la entretención al mundo laboral. Se trata de una comunicación virtual que se extiende en diferentes sectores productivos y, lógicamente, aterriza en la construcción. Según el estudio enti 2009(*) en el sector construcción-edificación, un 42,9% de las empresas actualmente utiliza aplicaciones móviles corporativas sobre plataformas smartphone, es decir ocupan blackberry o iPhone para revisar sus correo electrónicos  por  ejemplo. Adicionalmente,  un 50% le da un uso corporativo a la mensajería instantánea o chat y un 28,6% interactúa con clientes usando redes sociales virtuales.
Las constructoras confirman este avance. “En Salfa, los profesionales utilizan Blackberry lo que ha significado un intercambio rápido de e-mails y aprobaciones de órdenes de compra. Para  las  llamadas de larga distancia usamos skype, una herramienta de gran  importancia para la comunicación con nuestra oficina en china”, explica Santiago Marín, gerente general de Salfa comercial. Y en ingeniería y construcción Sigdo Koppers se suman a la tendencia. “Las tarjetas de banda ancha móvil celular permiten conexión a internet, a SAP y al correo electrónico,  especialmente  al  inicio  de  las obras, cuando no están todas las condiciones para comunicarse con las oficinas centrales”, relata Cristián robles, jefe Departamento sistemas de información.
La comunicación virtual en obra no se detiene, y hay razones de sobra. “Es una tendencia que trae una generación denominada Millennials, que agrupa a  las personas nacidas a partir de 1982 y quienes están acostumbrados a buscar la información en internet, chatear, enviar e-mails y utilizar cámaras digitales. Ellos están entrando al mundo laboral y demuestran en las empresas la utilidad que producen en el entorno productivo”, explica Cristian encina, gerente de negocios y marketing de Microsoft. A esto se suma el desarrollo de soluciones a la medida de cada empresa. “nos metemos más en el negocio de cada  cliente, tratamos de entenderlo para entregarles herramientas específicas”, argumenta Rodrigo Baudrand, subgerente de soluciones corporativas de Entel Pcs. Ahora es el turno de responder los por qué.

Los Beneficios

Ahorros de tiempo, mejoras en la productividad, mayor rapidez en la toma de decisiones y finalmente una mejor comunicación dentro de  la empresa, es el mix que auguran estas tecnologías. Entonces, hablemos y comprobemos sus cualidades.

1. Telefonía móvil con acceso a Internet
Los  profesionales  de  obra que utilizan  smartphones o teléfonos  inteligentes acceden a internet desde cualquier ubicación y revisan sus correos electrónicos corporativos y su outlook con sus contactos y agendas. Además, si cuentan con diferentes aplicaciones acceden a SAP y programas de gestión. “En resumen, tienen en sus manos una extensión del computador que manejan en la oficina. Terminan cotizaciones y aceptan presupuestos desde sus celulares, estén donde estén. Esto tiene un impacto positivo en las empresas ya  que  reduce  costos”, explica Eduardo Dorado, gerente de soluciones corporativas de movistar. Un ejemplo concreto se observa al  instalar GPS a los camiones y los reportes llegan directamente al celular, contando con información actualizada sobre el control de flota, la carga, descarga, las velocidades  y  los  tiempos de  recorrido. Con esta información, el profesional puede cambiar rutas o detectar problemas, tomando decisiones más oportunas. Los especialistas coinciden en que los beneficios se dan tanto para el empleador como para el trabajador. “La empresa mejora  los índices de productividad y los empleados aumentan su eficiencia con la posibilidad de trabajar en forma remota y disponer de más tiempo, bajando los niveles de estrés”, subraya Eduardo Godoy, gerente de Desarrollo de negocios de Intel chile. Un  caso  concreto  se  aprecia en Invasco s.a. “Tomamos fotografías a través del celular y las enviamos inmediatamente por correo electrónico del mismo teléfono. Generalmente la persona recibe la imagen en su celular, y así se obtiene una respuesta inmediata. Además, diariamente reciben en sus celulares los e-mails de actualización de nuestro disco virtual, donde se encuentra toda la información de los proyectos”, indica Rodrigo Silva, ingeniero coordinador de la gerencia de Proyectos de la empresa de gestión y desarrollos inmobiliarios. En ingeniería y construcción Sigdo Kopper en tanto, reconocen más beneficios. “Nos permiten estar conectados las 24 horas, y así las decisiones importantes se tomen en forma inmediata. Hoy tenemos la certeza que contar con comunicaciones más rápidas, se traduce en mayor eficiencia”, dice Cristian Robles. Y en Salfa están de acuerdo. “El uso de internet móvil a través de Blackberry disminuyó los tiempos de aprobación de órdenes de compra en un 20%”, destaca Andrés Delpiano, gerente de gestión de compras de Salfa comercial.

2. Mensajería Instantánea o chat
Para el coordinador del grupo de gerentes de informática de la cámara chilena de la construcción, Carlos Toloza, varias empresas del sector ya consideran a la mensajería instantánea a través de programas como messenger, como una herramienta de trabajo. “En las constructoras es de gran utilidad ya que permite  resolver problemas cotidianos”, explica el profesional. Sin embargo, el chat aún no se reconoce dentro de la política comunicacional de un buen número de constructoras, por lo tanto no se fomenta y en algunas ocasiones se prohíbe. De todas formas algunas reconocen su uso y beneficios.
“En el área de recursos humanos el msn es de gran utilidad, ya que muchas preguntas se responden a través del chat. El profesional recibe una respuesta rápida y tiene posibilidades de contra preguntar en ese momento. Además, les enviamos archivos o planillas adjuntas,  cerciorándonos de que  las recibieron”, cuenta Cecilia Baquedano, gerente de recursos Humanos de Echeverría izquierdo ingeniería y construcción s.a.
Distintos  profesionales  aseguran  que la gran  ventaja de  la mensajería  instantánea está en la oportunidad y en los bajos costos. Existen varios sistemas gratuitos que sólo requieren contar con conexión a internet, además, la mayoría tiene indicadores que muestran si la persona se encuentra conectada y si está o no disponible para conversar o chatear. Algunas empresas han implementado sus propios chat dentro de la intranet y en el mercado también se ofrecen programas que incluyen  sistemas de mensajerías instantáneos cerrados, es decir, donde sólo pueden chatear las personas de una empresa determinada.

3. Redes sociales Virtuales
Pese  a  que  la  introducción en el área  laboral de  las  redes sociales virtuales de libre acceso, conocidas en chile como Facebook o Myspace, son muy incipientes, hay potencial aseguran diferentes profesionales. “Actualmente Facebook se utiliza en el plano de la entretención, sin embargo no descarto que en un mediano plazo se incorpore en el ámbito laboral conformando grupos de trabajo e intercambiando información necesaria de un proyecto u obra”, asegura Santiago Marín.
Y la empresa que representa a Google en chile y que además implementa redes sociales corporativas destaca los beneficios. “Muchos empleados hoy pertenecen a ese grupo de mil millones de consumidores online que se mueven con gran naturalidad por las redes sociales, intercambiando fotos, videos, audio y experiencias a través de comentarios, blogs, mensajes en los muros de los perfiles y discutiendo  en  foros  a  través  de  distintas aplicaciones. Entonces, ¿por qué no utilizar las redes sociales para gestionar la comunicación y el conocimiento al interior de las empresas?”, indica Marcelo Iturbe, Managing Partner de Tigabytes. Para esta compañía los beneficios están claros. Una red social está orientada a mejorar la comunicación interna, ya sea entre jefes y empleados o entre trabajadores. En  las  redes  sociales  corporativas, que  son cerradas y creadas especialmente para cada compañía, los usuarios comparten sus conocimientos  sobre una determinada materia o disciplina, muestran sus proyectos y ponen su experiencia a disposición de  los demás, abriendo espacios de ayuda y colaboración en tareas específicas. De este modo, se pueden configurar micro espacios de gran valor para la colaboración, la innovación, el perfeccionamiento, la capacitación y la promoción de buenas prácticas. Las redes sociales contribuyen a generar cohesión y sentido de pertenencia, además actúan como un medio de difusión masivo  interno hacia todos los integrantes de la organización. Finalmente estas redes  son herramientas útiles a la hora de generar un Plan estratégico de comunicaciones, que asuma la labor de alinear la estructura con los objetivos, con el propósito de mejorar el clima y los niveles de desempeño, explican en Tigabytes. Los beneficios son varios, pero también las barreras por superar.
www.tigabytes.com

Los Desafíos

Tanto proveedores como empresas del sector, reconocen que principalmente hay cinco desafíos que están  impidiendo  la utilización y por lo tanto el aprovechamiento de estas tecnologías en el ámbito laboral:
a. Generacional: a numerosos profesionales  les  resulta complicado acercarse a tecnologías nuevas. los cambios son constantes y  resultan difíciles para  las personas que  se  reconocen  como “muy  viejos para adaptarse  a  lo  nuevo”. En Intel  explican cómo superar este reto: “no hay que intentar manejar todas las tecnologías. Sólo hay que saber utilizar las que uno necesita y las que les son útiles para la vida diaria”, argumenta Eduardo Godoy.
b. Educacional: Un grupo de profesionales  reconoce que no maneja  los conocimientos necesarios para utilizar estas tecnologías. Para varios especialistas se trata más bien de no atreverse, además hay un porcentaje que no le encuentra la utilidad y por lo tanto se rehúsan a utilizar este tipo de herramientas de comunicación.
c. De costos: aunque  los  costos han bajado, todavía se considera como una alta inversión  la compra de blackberry. Para  los proveedores, esta barrera se está superando día a día con las diferentes modalidades de pago. En el caso de la mensajería instantánea y  las  redes  sociales no hay grandes  costos asociados, ya que se trata de programas gratuitos,  sin embargo  la barrera  se presenta cuando no hay facilidad para la conexión a internet, como  ocurre  en algunos  lugares fuera de Santiago.
d. Técnica: empresas argumentan que no fomentan el uso de sistemas de mensajería instantánea o de redes sociales ya que no cuentan con el suficiente ancho de banda ni la capacidad técnica, priorizándose los programas de negocio y gestión.
e. Cultural: se asegura que una de las barreras más difíciles de sortear está en la mentalidad que se tiene en las compañías. Muchos las ven de manera negativa como una amenaza y como una forma de perder tiempo. Esto se soluciona, dicen en varias constructoras, promoviendo un comportamiento correcto en su uso. Pero, ¿cómo se hace esto?

Las Recomendaciones

Los especialistas coinciden en que primero se debe aprovechar de mejor manera lo que ya existe y que en varios casos  se  ofrece  de manera  gratuita. Un gran error, señalan, está en prohibirlas. “es una muy mala estrategia restringir el msn o facebook en  las organizaciones porque eso podría gatillar un mal clima  laboral y será una pelea perdida, ya que hay mil maneras de utilizarlos. El tema está en educar y explicitar  las  reglas. Siempre que  surge una nueva tecnología al principio se le da un uso desmedido, sin embargo está comprobado que la curva cae rápidamente hasta llegar a un equilibrio”, explica Eduardo Godoy de Intel. En Sigdo Koppers el tema lo  tienen  transparentado, no prohíben el uso pero sí promueven un comportamiento correcto en base a un esquema de procedimientos, controles y auditorías computacionales sobre las páginas Web que visitan los profesionales durante las horas de trabajo, una estrategia, que según los especialistas entrega muy  buenos  resultados,  sobre todo cuando se combina con un sistema de trabajo que indica claramente las metas que se deben cumplir en un período establecido.
Pero ojo. Tampoco es llegar y fomentar el uso de estas herramientas porque sí. Previamente hay que evaluar si estas tecnologías optimizarán los procesos específicos de la empresa. “La implementación de una intranet con chat o cualquier herramienta  de  comunicación  debe  estar acompañada de personas que se preocupen de un monitoreo constante del funcionamiento, de otra manera quedarán obsoletas con rapidez o serán mal utilizadas”, explica Carlos Toloza.
Y los proveedores de tecnologías también tienen su opinión. “en el sector construcción  están  esperando  que  desde  el mundo de las tecnologías les digan cómo ser mejores y el desafío es al revés. La empresa debe decirnos en qué quieren avanzar para que nosotros les ofrezcamos las herramientas que más se ajusten a su requerimientos”, dice Godoy.
Si los sistemas abiertos y de libre acceso en la red no le dan confianza, los especialistas recomiendan adoptar sistemas propios. “Hay que estar consientes de que a través de chats abiertos la empresa no puede controlar las comunicaciones. Por eso se recomiendan los sistemas de mensajería  instantánea corporativa o las redes sociales propias”, explican los representantes de Google en chile.
Sea como sea, se trata de un movimiento que ya empezó. Cada día son más las empresas que  se están  sumando y  las que no  lo hagan, aseguran los especialistas, perderán competitividad. El gran desafío está en generar espacios de confianza que  faciliten un uso correcto de  las nuevas tecnologías, un espacio que también resulta  imprescindible en la relación cara a cara.

Comunicación Real

La opinión es unánime: a pesar del advenimiento de nuevas tecnologías, la comunicación “virtual” no reemplazará a la comunicación “real”, un cara a cara que no se puede descuidar y que hoy también debería evolucionar, señalan los especialistas. “Hoy observamos que en muchas empresas del sector hay una necesidad de mejorar  la comunicación y las relaciones de confianza”, observa Carlos Toloza  y  esta  inquietud  se aplica para todos los ámbitos en los que se desenvuelve el profesional, ya  sea con  sus trabajadores,  contratistas,  con las ITO,  los proveedores,  los arquitectos y  los mandantes. En palabras simples, en el mundo real se necesitan tantas o más caritas felices que en el chat del universo virtual.    
“Hoy estamos descubriendo que un buen manejo de las relaciones interpersonales mejora la productividad”, expuso el empresario y consultor de empresas, Jaime García en el encuentro Pro-obra 2009. Y entró en detalle. En nuestra  cultura,  señaló,  las  relaciones  se dan en espacios de desconfianza basadas en el mando y el control y en este contexto todo resulta más complejo, más caro y más  lento y por consiguiente  las probabilidades de vivir con estrés son muy altas. Y justamente esto es lo que tiene  que  cambiar.  La mirada  no puede  estar puesta sólo en  los resultados, si esto ocurre, sólo se generan relaciones de  insatisfacción, frustración y resentimiento. “Hay que empezar a vivir en miras de construir relaciones de beneficios mutuos, de integración laboral, de convivencia armónica y posibilidades futuras y esto se logra en relaciones basadas en la confianza donde  el  resultado  es una  consecuencia de esto”, enfatiza García, director del centro de negociación de la Universidad Adolfo Ibáñez. Y agrega algo más: hoy se requiere un cambio interno de cada una de las personas. Para lograr la anhelada relación de confianza, hay que repensar la manera de convivir, hay que dejar las arrogancias y no pensar en que somos infalibles. Sólo de esta manera se llegará a la nueva era, al mundo globalizado donde la comunicación virtual y real tienen su adecuado espacio.

Conclusiones

> Proveedores De Tecnologías y empresas del sector, reconocen que los profesionales de obra están comenzando a vivir una nueva era donde herramientas de comunicación como chat, teléfonos con acceso a internet y redes sociales virtuales, pasan de la entretención a su mundo laboral.
> Te trata De una tendencia impulsada por jóvenes, pero que se expande al resto de las generaciones.
> Se auguran beneficios como ahorros de tiempo, mejoras en la productividad, mayor rapidez en la toma de decisiones y finalmente una mejor comunicación dentro de las empresas.
> El gran Desafío está en generar espacios de confianza que faciliten un uso correcto de las nuevas tecnologías, un espacio que paradójicamente sólo se fomenta en la relación cara a cara.
> A pesar Del advenimiento de nuevas tecnologías, la comunicación “virtual” no reemplazará a la comunicación “real” y en este contexto deberá también surgir un cambio.
Hay que empezar a vivir en relaciones basadas en la confianza donde los resultados se dan como consecuencia de una buena comunicación interpersonal.

Fuente: Revista Bit, Corporación de Desarrollo Tecnológico, Cámara Chilena de la Construcción